Datenschutz

Datenschutzinformation der HNF (nach Art. 13, 14 und 21 DSGVO)

Datenschutz ist für uns ein wichtiges Anliegen. Nachfolgend informieren wir Sie, wie wir Ihre Daten in der HNF verarbeiten und welche Rechte Ihnen zustehen.
Das Forschungszentrum Jülich hat als für die Verarbeitung Verantwortlicher zahlreiche technische und organisatorische Maßnahmen umgesetzt, um einen möglichst lückenlosen Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sicherzustellen.
Verantwortliche Stelle im Sinne der Datenschutzgesetze ist:

Forschungszentrum Jülich GmbH
Wilhelm-Johnen-Strasse
52428 Jülich/Deutschland
Tel: +49-2461-61-0
Website: https://www.fz-juelich.de

Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlage

Ihre personenbezogenen Daten werden nach den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG-neu) und anderen relevanten Datenschutz-Vorschriften verarbeitet. Die Verarbeitung und Nutzung der einzelnen Daten ist erforderlich für die folgenden Zwecke
- Zutrittskontrolle zum Reinraumbereich des HNF durch Administration von Nutzer-Profilen mit Handvenenscanner in Kombination mit RFID-Chip;
- Administration nach Berechtigungsprofilen;
- Erhöhung der Sicherheit durch personengebundene Vereinzelung des Zutritts;
Unseren Vertragsunterlagen, Formularen, Einwilligungserklärungen und den anderen Ihnen zur Verfügung gestellten Informationen (z.B. auf der Webseite) können Sie weitere Details und Ergänzungen zu den Verarbeitungszwecken entnehmen.
Als Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung dient Art. 6 I lit. f DS-GVO. Auf dieser Rechtsgrundlage basieren Verarbeitungsvorgänge, wenn die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses unseres Unternehmens erforderlich ist, sofern Ihre Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten nicht überwiegen. Wenn die Verarbeitung der personenbezogenen Daten zur Erfüllung eines Vertrages oder einer vorvertraglichen Maßnahme notwendig ist, dann ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO die Rechtsgrundlage. Wir schützen Ihre Daten gewissenhaft vor Verlust, Missbrauch, unzulässigem Zugriff, unzulässiger Weitergabe, Verfälschung oder Zerstörung. Innerhalb unseres Unternehmens werden Ihre Daten auf kennwortgeschützten Servern gespeichert, auf die nur ein begrenzter Personenkreis Zugriff hat.

Kategorien von personenbezogenen Daten die von uns verarbeitet werden

Folgende Daten werden verarbeitet:
• Personendaten (z.B. Name, Vorname,
• Kontaktdaten (z.B. Email -Adresse, OE/Institut, Heimatinstitution)
• Biometrische Daten: Handvenendaten (Information: Das System speichert aus Gründen der Sicherheit nicht die originalen Handvenendaten. Das System komprimiert und verschlüsselt die Scandaten beim Einscanne der Profile nach einem internen Verfahren)

Wer erhält die Daten?

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten innerhalb unseres Unternehmens an die Bereiche weiter, die diese Daten zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten bzw. zu der Umsetzung unseres berechtigten Interesses benötigen. Speicher- und Zugangsort Ihrer Daten ist die Zentraleinheit des Systems zur Steuerung des Handvenenscans.

Findet eine Übermittlung Ihrer Daten an ein Drittland oder an eine internationale Organisation statt?

Eine Datenverarbeitung außerhalb der EU bzw. des EWR findet nicht statt.

Wie lange speichern wir Ihre Daten?

Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer der Nutzung und des berechtigten Zugangs zu den Räumlichkeiten des HNF, dies umfasst auch die Anbahnung und Abwicklung eines Vertrags.
Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich u. a. aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen bis zehn Jahre über das Ende Ihrer Tätigkeit am Forschungszentrum bzw. des vorvertraglichen Rechtsverhältnisses hinaus.
Des Weiteren gelten folgende Löschfristen:
- Bei DZ-Projekten (Externe Firmen): Löschung der biometrischen Daten der Nutzer nach Rückgabe der RFID-Chips. Löschung aller Daten nach erfolgtem Zahlungseingang.
- Bei FuE-Projekten (externe und interne Nutzer von Kooperationspartnern): Löschung der biometrischen Daten und der namentlichen Zuordnung des RFID-Chips des Nutzers nach Rückgabe des RFID-Chips. Löschung aller Daten nach Bestätigung des korrekten Verwendungsnachweises durch den Fördergeber. (In der Regel sind das 3 Jahre, max. 5-6 Jahre).
- Bei internen Leistungsverrechnungen – ILV (interne Nutzer): Löschung der biometrischen Daten und der namentlichen Zuordnung bei der Rückgabe des RFID-Chip durch den Nutzer oder bei Dienstabmeldung. Löschung aller Daten nach Abrechnungsschluss des laufenden Rechnungsjahres des FZJ.
- Da die RFID-Tags einer Abnutzung unterliegen, empfiehlt die HNF den generellen Tausch der RFID-Tags spätestens nach einer Nutzung von 3 - 5 Jahren. Die Daten des vorherigen RFID-Chips werden dann nach Abrechnungsschluss des laufenden Rechnungsjahres des FZJ gelöscht.

Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall (einschließlich Profiling)?

Als verantwortungsbewusstes Unternehmen verzichten wir auf ein automatisierten Entscheidungsverfahren oder Profiling gemäß Artikel 22 DSGVO.

Ihre Datenschutzrechte

Sie haben das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DSGVO. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art.77 DSGVO).

Ihr Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde

Darüber hinaus steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der Datenschutzaufsichtsbehörde zu (Art. 77 DSGVO). Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf

Oder wenden Sie sich direkt an den Datenschutzbeauftragten des Forschungszentrums:

Frank Rinkens
Forschungszentrum Jülich GmbH
Wilhelm-Johnen-Strasse
52428 Jülich/Deutschland
Tel: +49-2461-61-9005
Email: DSB@fz-juelich.de

Umfang Ihrer Pflichten, uns Ihre Daten bereitzustellen

Sie brauchen nur diejenigen Daten bereitstellen, die für den Zugang und die Administration des Zugangs zum Reinraum des HNF erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Sofern wir darüber hinaus Daten von Ihnen erbitten, werden Sie auf die Freiwilligkeit der Angaben gesondert hingewiesen.